Zie voor je een teamsessie bij een staalbedrijf. Speerpunt 2018: innovatie. Opdracht: zorg dat de mensen op de vloer meedenken over innovatie. Materiaal: vaklui met elk meer dan 20 jaar ervaring in frezen en draaien. Setting: als hecht team bij elkaar op een locatie die normaal gebruikt wordt voor bruiloften en partijen. Werkvorm: gooi knuppel in het hoederhok. Zo kan het niet langer; we moeten innoveren om te overleven! Missie: zorg ervoor dat vakmensen in subgroepen met elkaar gaan praten over hoe het beter kan in de organisatie 2.0 en rapporteer de innovatie-ideeën.
Innoveren betekent vaak eerst een stapje terugzetten, ook in het proces van teamontwikkeling. Weet ik.
Soms ga je mee in een opdracht die zich aandient, omdat je zelf ook denkt: Zeker! Dit traject is nodig, haalbaar en gewenst door de doelgroep! Dat de doelgroep een dergelijk traject aanvankelijk met name aangrijpt om eens lekker met elkaar te bomen over van alles en nog wat bedenk je op dat moment niet.
Bomen en innoveren gaan niet samen
En daar zit ‘m de kneep. Tegelijkertijd bezig zijn met bomen en innoveren is kansloos.
Het is inmiddels wel bekend: wij vrouwen kunnen geen twee dingen tegelijk. Mannen ook niet en genderneutralen volgens mij ook niet. Het is bekend dat switchen van taaksoort 7 minuten van je tijd in beslag neemt, om daarna opnieuw te focussen. Bomen en innoveren, stel je voor dat je het tegelijk doet: 14 minuten tijdverlies per poging.
Gelijksoortige taken groeperen en ze achter elkaar uitvoeren
Dat is de tip (met veel dank aan David Allen van Getting Things Done) die ik al jaren meeneem in coachtrajecten waar timemanagement en werkorganisatie (ik zeg: timemanagement = zelfmanagement) een thema is. 80 procent van deze trajecten gaat over vragen als: Hoe zeg ik nee op een manier dat het voor alle partijen acceptabel is? Hoe baken ik mijn grenzen af, ook als iedereen gewend is alles maar op mijn bord te gooien, omdat ik mijn omgeving zo heb opgevoed? Hoe verduur ik de wat-doet-zij-ineens-raar-houding van mijn omgeving? Allemaal vragen die tijdens zo’n traject aan de orde komen. Onderkant-ijsberg-vragen noem ik ze.
Als ‘gedoe’ nog top of mind is
Aan het begin van het traject innoveren komen ook vragen aan de orde als: Hoe ga jij nou om met die verandering? Wat doe jij als zaken spaak lopen? Durf jij te zeggen dat je het eigenlijk niet snapt? Vind jij het ook zo lastig om… enz. enz.? Allemaal relevante onderkant-ijsberg-vragen die een team eerst moet doorwerken om daarna concrete innovatie-ideeën op te kunnen brengen.
Beter was het in mijn traject dan ook geweest om aanvankelijk twee sessies te beleggen: een op bomen en een op innoveren. Ook in die volgorde; je kan pas innoveren als andere zaken zijn doorgesproken. Mensen hebben een leeg hoofd nodig om nieuwe ideeën op te doen. Dat kan niet als je in een omgeving zit waar gedoe en zorgen nog top of mind zijn. Zorg voor een omgeving met rust en zonder al te veel ruis.
Enkelen feiten op een rij
- In een drukke omgeving kunnen mensen zich maximaal 3 minuten concentreren; laat staan innovaties bedenken.
- Na afleiding kost het 20 minuten om de draad weer op te pakken; dat geldt ook als je in gesprek bent.
- Mensen doen 2 keer zo lang over taken als ze die moeten uitvoeren in een drukke, sociaal veeleisende, omgeving.
- De productiviteit van een werknemer in een drukke omgeving daalt met 90 minuten per dag. Aan het einde van de dag zijn mensen leeg; de energie om innovaties te bedenken is weggelekt.
- Het aantal gemaakte fouten stijgt met 50 procent; bedenk wat dat betekent in het geval van innoveren.
Met mijn 52 levens- en 52 arbeidsjaren had ik het toch moeten weten; doe geen twee dingen tegelijk! De volgende keer zorg ik voor een moment bedenktijd voor mezelf. Eén stap terug: Waar staat het team, wat zijn de onderstromen? Wat moet eerst besproken voordat we vooruit kunnen kijken? Eén ding tegelijk en taken groeperen. Twee dingen tegelijk kan niemand, ik niet in ieder geval.