Corona heeft ervoor gezorgd dat hybride werken een vlucht heeft genomen. Naar verwachting is dit blijvend. Dit horen we ook terug bij veel van onze klanten. Bij hybride werken combineren we de voordelen van het thuiswerken met de kracht van het elkaar treffen op kantoor. Maar hoe doen we dat? Hoe creëren we verbinding, geven we onze vergaderingen hybride vorm, hoe houden we focus en hoe zit het met de balans tussen werk en privé? Wij hebben hieronder een aantal tips verzameld uit onze eigen praktijk.
Tips hybride werken
- Houd elkaar op de hoogte.
Thuiswerkers missen soms informatie die in de wandelgangen van het kantoor met elkaar gedeeld wordt. Wees hiervan bewust en zorg ervoor dat ook zij weten wat er speelt. Je kunt bijvoorbeeld elke week een samenvattende mail rondsturen met de stand van zaken. Of introduceer een buddy-systeem: koppel een collega op kantoor aan een thuiswerker om hem of haar op de hoogte te houden.
- Bedenk voor het thuiswerken een overgangsritueel van werk naar privé.
Zelf vond ik het in het begin moeilijk om mijn werk los te laten. Ik zat soms ’s avonds om tien uur nog met de laptop op schoot. Ik miste de reis naar huis waarin ik reflecteerde op de dag om deze vervolgens achter mij te laten. Nu maak ik na het werk een ommetje als alternatief voor de reis. Het helpt echt.
- Zorg voor verbinding met je collega’s.
Er is onderzoek gedaan naar de productiviteit van thuiswerken in vergelijking met werken op kantoor. Het blijkt dat we thuis over het algemeen productiever zijn. Heerlijk natuurlijk als je die stapel werk langzaamaan kleiner ziet worden. De keerzijde is wel, dat de verbinding met onze collega’s eronder te lijden heeft. Het contact is vaak heel taakgericht; de informele momenten zeldzaam. Plan daarom niet alleen momenten in voor vergaderingen, maar ook voor die informele momenten. In het begin voelt het misschien wat geforceerd om je collega te bellen, alleen om te vragen hoe het met hem of haar is. Dat wordt minder. Ik waardeer het echt als een collega mij tussendoor “zomaar” belt en weet, dat dat andersom ook zo is. Gebruik daarnaast de momenten op kantoor om de verbinding te sterken door juist dan het werk te doen waar het samenzijn echt voordelen heeft, zoals tijdens creatieve processen en brainstormsessies.
- Herontwerp het teamwerk.
Maak hele duidelijke afspraken met elkaar over de samenwerking. Denk aan werktijden, pauzemomenten, de lengte, frequentie en vorm van vergaderingen. Iedereen heeft daarin andere behoeften; bespreek die met elkaar. De teamdynamiek is anders dan wanneer iedereen op kantoor zit en dat betekent dat je opnieuw moet gaan kijken naar een vorm van samenwerken die voor iedereen werkt. Bij klanten hoor ik wel eens dat men elkaar ’s avonds laat nog appjes of mailtjes stuurt over het werk. Het is te makkelijk om te zeggen dat de ander die ook gewoon kan negeren. Sommige mensen vinden dat nou eenmaal lastig. Maak dat bespreekbaar om irritaties te voorkomen.
- Laat een thuiswerker de vergadering voorzitten.
Collega’s die online deelnemen aan een meeting hebben sneller en vaker behoefte aan een korte break. Degenen die op kantoor zitten, hebben dit niet altijd door. Wanneer je een thuiswerker voor dit stuk verantwoordelijk maakt, voorkom je dat mensen afhaken.
- Bedenk dat niet iedereen onverdeeld blij is met het hybride werken.
Veel mensen zijn de voordelen van het thuiswerken gaan waarderen, zoals met het hele gezin aan de ontbijttafel zitten. Deze waardevolle momenten zullen weer plaats moeten maken voor de file op weg naar je werk, in ieder geval een aantal keer in de week. Ook de angst voor besmettingen zorgt ervoor dat niet iedereen onbevangen naar kantoor komt. Houdt iedereen voldoende afstand? Wordt er goed geventileerd? Is iedereen wel gevaccineerd? We hebben allemaal zo onze eigen overwegingen en de verschillen daarin kunnen groot zijn. Realiseer je: niemand heeft het monopolie op de waarheid.
Natuurlijk zijn er nog veel meer manieren te bedenken om het hybride werken succesvol vorm te geven. Belangrijk is vooral om het met elkaar te doen. Deel jouw behoeften met de ander, sta open voor de ideeën van je collega’s, en stel bij als je merkt dat iets toch niet zo goed blijkt te werken. Haal samen het beste uit twee werelden!